Die digitale Personalakte: Welche Vorteile sie im Bereich Human Ressources für Unternehmen hat

Schöne neue Arbeitswelt – digital, agil und flexibel

Die Arbeitswelt verändert sich tiefgreifend. Agile Arbeitsweisen, flache Hierarchien, Teamwork, offene Kommunikation sind Facetten dieser neuen Arbeitswelt. Ihre Umsetzung im Business-Alltag erfolgt meist mit Unterstützung durch digitale Tools, wie zum Beispiel durch die digitale Personalakte. Denn mit den Veränderungen wachsen auch die Anforderungen an das Human Ressource (HR) Management. So ist das Personwalwesen nicht nur direkt von der Digitalisierung betroffen, sondern offerieren sich durch die Umstellung auf digitale Prozesse für Personalabteilungen neue Gestaltungsoptionen.

Neben dem Durchführen von virtuellen Meetings gehören dazu beispielsweise Online-Bewerbungsgespräche, Webinare und weitere Online-Events. Diese gehören mittlerweile zum Business-Alltag. Den Trend beschleunigt hat die Covid-19-Pandemie und die mit ihr einhergehenden Lockdowns. Sie haben das Home-Office salonfähig gemacht.

Was zuvor von einzelnen Unternehmen als „Experiment“ gestartet wurde, hat sich in Windeseile zu einem weit verbreiteten Standard etabliert. Gleichwohl es weiterhin Ausnahmen gibt und die Anwesenheit im Office noch längst nicht vollständig der Vergangenheit angehört. Das Home-Office hat jedoch gezeigt, welche Möglichkeiten in der Digitalisierung des Arbeitsalltags stecken und auch wie sich das Personalwesen digital organisieren lässt.

Weniger operatives Tagesgeschäft, mehr Freiraum für strategische Aufgaben

Zugleich nimmt die Digitalisierung Einfluss auf die Art, wie Prozesse im Unternehmen organisiert werden. Sie verändert das Dokumentationswesen, aber auch die Kommunikation zu Kollegen und Kunden. Von diesen Veränderungen besonders betroffen ist das Personalwesen. Es organisiert die Prozesse im Unternehmen und steht vor der Herausforderung, die komplexer werdenden Anforderungen sowie wachsenden Ansprüchen an eine moderne Arbeitswelt umzusetzen.

Jedoch benötigen Personalabteilungen hierzu mehr Gestaltungsspielräume für strategisch, konzeptionelle Aufgaben, die heute oft nicht vorhanden sind. Aktuell vertilgt das operative Tagesgeschäft viel Zeit von Personal-Angestellten. Ihnen bleibt kaum Gelegenheit, sich mit gestalterischen Aufgaben zu befassen.

So sind die HR-Abteilungen mit dem Bearbeiten von Dokumenten, dem Management von Daten oder Beantworten von Mitarbeiterfragen beschäftigt. Hier können digitale HR-Services und Software-Tools Abhilfe schaffen. Sie helfen den Workload bei der operativen Personalarbeit zu reduzieren.

Beispiel: Digitale Personalakte

Auch wenn sich in den kommenden Jahren digitale Prozesse immer stärker durchsetzen und zum Standard entwickeln werden. Derzeit wird diese Chance noch nicht von jedem Unternehmen erkannt oder sich vor der Umstellung gescheut. Die Einführung einer digitalen Personalakte wäre hier ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung der HR und damit hin zur papierlosen, elektronischen Personalarbeit.

Mit ihr würden Aufgaben, wie das Sortieren, Ordnen, Kopieren, Suchen, Wegheften von Bergen von Papier genauso wie das Stapeln von Aktenordnern, Archivieren oder auch Vernichten von Ordnern wegfallen. Vieles ließe sich einfach und automatisiert bzw. per Knopfdruck erledigen. Damit einherginge nicht nur eine enorme Zeitersparnis, sondern auch Ressourcen- und Kostenersparnisse. Schließlich würde weniger Papier, Platz für die Aufbewahrung von Dokumenten, für das Drucken und Kopieren benötigt. Unternehmen könnten eine Menge Kosten für Material einsparen und würden weniger Stellflächen benötigen.

Zudem würde die digitale Personalakte die Arbeit aus dem Home-Office unterstützen, da Personalangestellte von jedem Ort und zu jeder Zeit auf sie zugreifen könnten. Die Sicherheit der Daten wäre dadurch gewährleistet, dass nur berechtige Personen Zugriff auf die digitalen Personalakten erhalten.

Vorteile einer digitalen Personalakte

Insgesamt ließen sich durch die digitale Personalakte Effizienzgewinne verzeichnen. Gleichwohl das Lizensieren von Software ebenfalls Kosten verursacht, sich jedoch weitere Vorteile durch den Einsatz digitaler HR-Services allgemein und der digitalen Personalakte im Besonderen ergeben. Denn mit der digitalen Personalakte ließen sich personalrelevante Statistiken und Auswertungen leicht erstellen und aktualisieren. Die Automatisierung administrativer HR-Prozessen erlaubt Personalangestellten sich mit Aufgaben strategischer Natur zu beschäftigen, wodurch sich nicht nur Workflow, sondern auch Work-Life-Balance und Workload zum Positiven bei allen Angestellten verbessern könnten.

Summa summarum schafft die digitale Personalakte mehr Raum für strategische und planerische Aufgaben, um für optimale Arbeitsbedingungen, gutes Teamwork und bestmögliche Personalbesetzung zu sorgen. Darüber hinaus schafft sie Voraussetzungen um den wachsenden Anforderungen an Datenschutz, Gesundheit und Nachhaltigkeit im Unternehmen nachzukommen. Die Digitalisierung der HR-Services allgemein und der Personalakten im Besonderen können dazu einen Beitrag leisten und hier entsprechende Freiräume und Kapazitäten in HR-Abteilungen schaffen.

Haufe Shoop digitale Personalakte Mitarbeiteruebersicht — Mitarbeiterübersicht in der digitalen Personalakte

Alle Vorteile der digitalen Personalakte auf einen Blick

Mehr Effizienz und Transparenz
Weniger manuelle Tätigkeiten und damit Einsparungen beim Arbeitsaufwand
Weniger Papier- und Druckkosten
Vereinfachte Suche
Weniger Platz und Staufläche für Ordner sowie Bürofläche
Hohe Informationsqualität und einfache Pflege
Schneller ortsunabhängiger Zugriff von zugriffsberechtigten Personen
Datenschutz und -sicherheit
Einfache Auswertung und Dokumentation

Haufe Shoop digitale Personalakte Mitarbeiteruebersicht 1 1 — Mitarbeiterübersicht im Dashboard der digitalen Personalakte

Zusatzinformationen

> Bestandteile einer digitalen Personalakte

Doch was genau beinhaltet eine digitale Personalakte? Genauso wie die nicht-elektronische Personalakte in Papierform enthält die digitale Personalakte alle wesentlichen Informationen zu Angestellten. Das sind alle Dokumente zur Bewerbung, zum Arbeitsvertrag, zu den Entgelt-Unterlagen. Ferner Dokumente zu absolvierten Aus- und Weiterbildungen, Beurteilungen, Unterlagen zur Sozialversicherung und betrieblichen Altersversorgung, Versicherungen, Bescheinigungen, Belehrungen, Arbeitsmittel, Firmen-Pkw, persönliche Ereignisse sowie Kündigungen oder Abmahnungen.

> Einführung einer digitalen Personalakte in Unternehmen

Gleichwohl die Umstellung auf eine digitale Personalakte empfehlenswert ist und sich für Unternehmen auf lange Sicht bezahlt macht. Die Umstellung benötigt etwas Vorlaufzeit und sollte nicht ohne entsprechende Planung erfolgen. Dabei zu berücksichtigen sind sowohl technische Aspekte wie auch das Schaffen von Kapazitäten seitens derjenigen Personen im Unternehmen, die mit der Umstellung beauftragt sind. Empfehlenswert ist zunächst die Erstellung eines Konzepts sowie das Abstimmen von Feinheiten, die ausschlaggebend für den Wechsel von analog auf digital sind. Hierbei können Dienstleister unterstützen, die nicht nur die entsprechenden Tools bereitstellen, sondern auch mit ihrem Experten-Wissen mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Einen Fragenkatalog mit den wichtigsten Fragen zur Einführung einer digitalen Personalakte in Unternehmen finden Sie in den folgenden FAQs *externer Link

FAQs zur digitalen Personalakte