Digitalisierung

Die Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich. Einer davon ist das Vereinfachen von Prozessen durch automatisierte Abläufe. Das sorgt für Geschwindigkeit, weniger Fehler und erhöht die Effizienz in Unternehmen. Daten geben zudem Auskunft über aktuelle Ist-Stände und schaffen eine Grundlage für weitere Planungen. Das sorgt in Unternehmen für Transparenz, spart Zeit und Kosten.

Unternehmen mit einem Warenbestand profitieren von der Digitalisierung besonders. Mit einem digitalen Wirtschaftssystem erhalten sie ein tagesaktuelles Abbild und können das Bestell-, Rechnungs- und Mahnwesen digital organisieren. Es lassen sich alle Warenströme und Liefervorgänge transparent am Bildschirm nachvollziehen. Zudem können im System Schnittstellen eingerichtet und so unkompliziert abteilungsübergreifend kommuniziert werden. Doch auch externe Schnittstellen zu größeren Kunden, Lieferanten, Banken und anderen Partnern helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren.

Nur Unternehmen, die ein digitales Warenwirtschaftssystem einführen, sollten zuvor einige zentrale Aspekte berücksichtigen. Denn trotz aller Vorzüge will die Einführung eines digitalen Warenwirtschaftssystems gut vorbereitet und von langer Hand geplant sein. Der folgende Beitrag zeigt Fallstricke und gibt Tipps, worauf Unternehmen bei der Einführung digitaler Warenwirtschaftssysteme besonders achten sollten.

Definition Warenwirtschaft

Zunächst einmal ein paar Worte zur Definition von Warenwirtschaft bzw. eines Warenwirtschaftssystems. Ein Warenwirtschaftssystem bildet die Waren- und Materialströme eines Unternehmens ab. Es zeigt, über welche Waren ein Handelsunternehmen verfügt. Das Warenwirtschaftssystem enthält Informationen zu Waren und Materialien, die eingekauft, gelagert und weiterverkauft werden können. Dieses Wissen und die Transparenz sind unverzichtbare Bestandteile für das Funktionieren und den Erfolg von Handelsunternehmen.

Ziel einer jeden Warenwirtschaft ist es, die zur Leistungserstellung im Unternehmen benötigten Waren und Materialien in der erforderlichen Menge, Qualität, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und zu tragfähigen Kosten bereitzustellen.   

Grundbestandteile der Warenwirtschaft:

• Einkauf und Verkauf
• Wareneingang und Warenausgang
• Lagerung

Vor dem Einzug von EDV-Systemen erfolgte die Dokumentation auf Papier über Lagerlisten, Auftragsbücher und Rechnungsbelege. Dann wurden diese Daten und Informationen in den Computer eingepflegt und ausgewertet.

Merkmale eines digitalen Warenwirtschaftssystems

Ein digitales Warenwirtschaftssystem geht jedoch weit über eine EDV-Lösung hinaus. Digitale Warenwirtschaftssysteme überwachen und steuern Warenströme, zum Teil sogar vollautomatisch. Sie verknüpfen unterschiedliche Bereiche, wie Bestellungen, Bezahlungen, Lieferungen und Retouren und organisieren zuverlässig Prozesse zu Kunden und Lieferanten. Hierbei kommt Hardware zum Einsatz und ist die Software mit entsprechenden Funktionen ausgestattet. Dazu zählen zum Beispiel Disposition, Bestellwesen, Wareneingang und Warenausgang sowie das Rechnungswesen.

In das digitale Warenwirtschaftssystem sind unterschiedliche Bereiche des Unternehmens, wie Einkauf, Verkauf und Lagerhaltung eingebunden. Es enthält Informationen und Daten zu Waren, Kunden und Lieferanten. Manche digitalen Warenwirtschaftssysteme ermöglichen auch den Austausch zu externen Systemen, wie Banken und Lieferanten.

Zentrale Informationen digitaler Wirtschaftssysteme:

• Stammdaten von Kunden und Lieferanten
• Daten zu Waren und Stücklisten
• Daten des Zahlungsverkehrs und Finanzwesens
• Lagerdaten, wie Lagereingang, Lagerzeit und Auslieferung

Grundsätzlich lassen sich drei verschiedene digitale Warenwirtschaftssysteme unterscheiden:

• Offene digitale Warenwirtschaftssysteme:
  Sie erfassen lediglich den Wareneingang und -ausgang.
  
• Geschlossene digitale Warenwirtschaftssysteme:
  Sie bilden den gesamten Warenfluss ab und enthalten neben Informationen zu Wareneingang und -ausgang, Informationen zu Disposition, Bestellung, Marketing und Vertrieb.
  
• Integrierte Systeme:
  Sie sind vollumfänglich und verfügen über die weitreichendsten Funktionen. Sie ermöglichen das Einbinden von Schnittstellen zu externen Systemen, wie Online-Shops, mobilen Anwendungen (Apps) oder Kassensystemen.

Was ein digitales Warenwirtschaftssystem leistet

Digitale Warenwirtschaftssysteme ermöglichen das Organisieren des Warenein- und ausgangs. Sie steuern Warenvertrieb und -versand. Über sie erfolgt die Verwaltung des Warenlagers. Damit bilden sie den gesamten Prozess der betrieblichen Leistungserstellung von der Beschaffung bis zum Absatz ab. Indem sie an einem Ort zentrale Informationen und Daten bereitstellen, können Prozesse automatisiert und vereinfacht werden. Durch sie können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, wenn beispielweise Kundendaten mit dem Auftragsmanagement abgeglichen werden, Wareneingänge mit Lagerbeständen, Verkäufe und Retouren mit dem Bezahl- und Mahnwesen.

Zudem können die Daten zur Analyse und Auswertung genutzt werden. Sie geben einen Überblick über wichtige Kennzahlen in Unternehmen, wie die Umsatz- und Geschäftsentwicklung, Liquidität oder zu Warenbeständen. Verkaufsschlager können so leicht identifiziert werden, ebenso wie Ladenhüter. Sie dienen statistischen Zwecken genauso wie der Unternehmensberichterstattung und für strategische Entscheidungen im Unternehmen.

Auf den Datenpool haben die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens Zugriff. Sie können tagesaktuelle Veränderungen sehen. Das erleichtert die Kommunikation zwischen den Bereichen und verbessert die Effizienz von Unternehmen. Darüber hinaus sichern digitale Warenwirtschaftssysteme beispielsweise durch automatisierte Bestellprozesse ausreichende Lagerbestände ab sowie das fristgerechte Abwickeln von Bestell-, Rechnungs- und Mahnvorgängen. Das reduziert Fehler und führt zu einer besseren Koordination mehrerer Vertriebskanäle. Wenn zum Beispiel ein Händler Waren sowohl im eigenen Online-Shop als auch auf verschiedenen Marktplätzen zum Verkauf anbietet, garantiert das digitale Warenwirtschaftssystem eine effiziente Abwicklung.     

Darauf ist bei der Einführung zu achten  

Digitale Warenwirtschaftssysteme eignen sich längst nicht nur für große Unternehmen. Kleine und mittelständischen Unternehmen, aber auch Unternehmensgründern bieten sie viele Vorteile. Allerdings sollten vor Einführung einige Dinge zu den folgenden fünf Kernaspekten beachtet werden.

1. Integrierbarkeit im Unternehmen
2. Leistungsumfang
3. Schulungsbedarf bei den Angestellten
4. Eigene Lösung, Miete oder Kauf
5. Datenschutz und gesetzliche Regelungen

Zu 1) Integrierbarkeit im Unternehmen

Welche IT ist im Einsatz?

Zu Beginn steht die Bestandsaufnahme im Unternehmen und damit die Frage, welche Software bereits im Einsatz ist. Welche Funktionen und Aufgaben werden durch sie bereits abgedeckt und wie kann eine digitale Warenwirtschaftslösung hier optimal integriert werden. Zudem stellt sich die Frage nach der benötigten Hardware und inwiefern die IT neu eingespielt werden muss oder sich bequem in eine bestehende IT-Architektur des Unternehmens einfügen lässt.

Zu 2) Leistungsumfang

Was soll die Software können?

In einem nächsten Schritt stellt sich die Frage zum Leistungsumfang des digitalen Warenwirtschaftssystems. Was soll das System können. Welche Aufgaben sollen über das System in welchen Bereichen abgewickelt werden.

Zu 3) Schulungsbedarf bei den Angestellten

Was brauchen die Mitarbeiter:innen?

Welche Kenntnisse benötigen Mitarbeiter:innen, um das digitale Warenwirtschaftssystem schnell zum Laufen zu bringen und seine Vorteile zu nutzen. Reicht eine grundlegende Einführung in das System aus oder sind weitere Schulungen nötig.

Zu 4) Eigene Lösung, Miete oder Kauf

Wer stellt das System bereit?  

Eine entscheidende Frage ist, ob eine für das Unternehmen entwickelte Lösung zum Einsatz kommen soll, eine Branchenlösung oder eine Standardsoftware. Das zieht Kostenfragen nach sich. Eine Firmen-Software muss entweder inhouse oder durch einen externen Dienstleister zunächst entwickelt und erprobt werden. Sie bietet jedoch den Vorteil für das Unternehmen, maßgeschneidert zu sein. Allerdings muss auch für Wartung, Support und Systemanpassungen langfristig gesorgt werden. Das bringt in der Regel eine Abhängigkeit zu den Programmierer:innen mit sich.     

Branchenspezifische Software-Lösungen sind vorkonfiguriert und haben einen Branchenfokus. Sie bieten somit den Vorteil für Unternehmen Branchenspezifika zu berücksichtigen. Die Programme werden vom Anbieter supportet und angepasst. Der Support erfolgt in der Regel online. Probleme werden aus der Ferne behoben.

Standardsoftware gibt es auch für die digitale Warenwirtschaft. Sie sind günstig, da sie in großer Zahl vertrieben werden. Sie sind in der Regel nicht auf bestimmte Branchen zugeschnitten. Ein modularer Aufbau der Systeme ermöglicht jedoch Unternehmen eine gewisse Flexibilität. In einem begrenzten Umfang können sie auf die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten werden.

Am Ende stellt sich nicht nur die Frage, welche digitale Warenwirtschaftslösung zum Einsatz kommen, sondern auch ob sie gemietet oder gekauft werden soll. Mietmodelle werden zu einem festen Mietbetrag und für eine bestimmte Anzahl von Nutzer:innen angeboten. Sie können ebenso wie gekaufte Software-Lösungen abgeschrieben werden.    

Zu 5) Datenschutz und gesetzliche Regelungen

Wer kümmert sich um rechtliche Anpassungen?

Nicht nur technisch gesehen muss das digitale Warenwirtschaftssystem auf aktuellem Stand bleiben. Ebenso sind rechtliche Änderungen und Anpassungen, wie beim Datenschutz zu berücksichtigen. Regelmäßige Updates müssen sicherstellen, dass auch rechtliche Änderungen und Anforderungen eingehalten werden und das Programm auf neuesten Stand von Gesetzänderungen arbeitet.

Vorteile einer digitalen Warenwirtschaft auf einen Blick

• Erfassen aller Daten, um so alle Warenströme im Geschäftsprozesse eines Unternehmens abbilden zu können und so die Leistungserstellung zu ermöglichen
• Zentrales Steuerungsinstrument im Unternehmen
• Erleichtert Abläufe und vereinfacht die Kommunikation
• Verringert Fehlerquoten und verbessert die Effizienz
• Ermöglicht Auswertungen über Zeitverläufe und schafft Transparenz  
• Geeignet für kleine und mittelständische Unternehmen aus der Handels- und Logistikbranche, aber auch für Start-ups und andere Gründungen

Fazit

Mit einem digitalen Warenwirtschaftssystem können sie ihre Geschäftsprozesse im Blick behalten und wissen, wie es um Ihr Unternehmen bestellt ist. Es bietet zahlreiche Vorteile. Gleichwohl gibt es neben den wirtschaftlichen Chancen, auch einige Risiken zu beachten. Die Einführung eines digitalen Warenwirtschaftssystem geht für Unternehmen mit einem nicht zu unterschätzenden Aufwand und Kosten einher. Daher sollte die Implementierung gut vorbereitet und von langer Hand geplant sein. Kunden, Lieferanten und Mitarbeitende sollten rechtzeitig informiert und auf die Umstellung vorbereitet werden. Zudem ist nicht nur die Kompatibilität zu anderen IT-Systemen wichtig. Ebenso müssen Datenschutz und Cyber-Security-Aspekte berücksichtigt werden. Neben der Einbindung in die bestehende Architektur sollten auch künftige Weiterentwicklungen der IT-Landschaft bedacht werden.