Eine Quittung wird im Geschäftsverkehr erstellt, um den Empfang einer Ware oder einer Dienstleistung zu bestätigen. Durch diese Funktion grenzt sich die Quittung von einer Rechnung ab. Für den Quittungsaussteller bedeutet dies, dass bei einer Quittung weniger Angaben zu machen sind als bei einer Rechnung.
Die Digitalisierung im Unternehmensalltag macht es möglich, dass eine Quittung heute nicht analog erstellt werden muss. Digitale Quittungen – auch als E-Quittungen bekannt – verkürzen die internen Betriebsabläufe und bieten noch weitere Vorteile.
Definition: Digitale Quittung
Bevor es die Möglichkeit gab, die interne Organisation eines Unternehmens mithilfe der Digitalisierung zu unterstützen, wurde der Empfang einer Ware oder einer Dienstleistung mit einer Quittung im Papierformat bestätigt. Die Quittung grenzt sich von einer Rechnung ab, weil sie keine Zahlungsaufforderung enthält. Zudem müssen auch die Steuernummer und die Angaben des Rechnungs- oder Leistungsdatum nicht auf jeder Quittung aufgeführt werden.
Die digitale Quittung unterscheidet sich von der herkömmlichen Quittung dadurch, dass sie als Datei in einem Computersystem archiviert werden kann. Damit die E-Quittung zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr verändert oder manipuliert werden kann, wird das Dokument in ein PDF umgewandelt. In dieser Form lässt sich eine digitale Quittung auch als Vorlage beim Finanzamt nutzen.
Welche Angaben enthält eine E-Quittung?
Aus einer digitalen Quittung müssen dieselben Angaben hervorgehen wie bei einer herkömmlichen Quittung. Hierzu gehören:
- Überschrift, die darauf hinweist, dass es sich um eine Quittung in digitaler Form handelt.
- Fortlaufende Nummerierung: Hierdurch kann die E-Quittung später zweifelsfrei zugeordnet werden. Beispiel: 1/23, 2/23 …
- Name und Anschrift des Quittungsausstellers und des Quittungsempfängers.
- Angaben über den Nettopreis, den Bruttopreis und den angewandten Mehrwertsteuersatz (7 % oder 19 %).
- Ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, falls der Quittungsempfänger beim Finanzamt als solcher geführt wird
- Ort, Datum und Unterschrift des Quittungsausstellers.
- Ein Firmenstempel ist nicht zwingend erforderlich.
In welchen Formen kann eine digitale Quittung erstellt werden?
Für die Erstellung einer digitalen Rechnung kann der Quittungsausteller wählen, ob er eine Vorlage aus dem Internet nutzt oder selbst eine Vorlage anfertigt, die er für das Ausstellen seiner E-Quittungen verwendet.
Viele Anbieter von Rechnungs- oder Buchhaltungslösungen verfügen über die Vorlagen, mit denen eine digitale Quittung erstellt werden kann. Muss eine Kleinbetragsrechnung (Rechnungsbetrag unter 150 €) erstellt werden, erkennt das Finanzamt für die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs alternativ zur Rechnung auch eine Quittung an. Bei der Wahl der Vorlage für die digitale Empfangsbestätigung ist deshalb darauf achten, dass diese alle Angaben enthält, die auf einer Rechnung gemacht werden. Anderenfalls kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug aberkennen.
Mit der Unterstützung von Textverarbeitungsprogrammen oder Tabellenkalkulationsprogrammen kann der Aussteller auch selbst eine digitale Quittung anfertigen. Auch hier ist zu berücksichtigen, dass alle relevanten Angaben in dem Dokument gemacht werden.
Wie wird eine E-Quittung erstellt?
Früher verwendete ein Unternehmer einen Quittungsblock, wenn er den Empfang einer Ware oder einer Dienstleistung bestätigte. Er profitierte davon, dass die Vorlage alle relevanten Angaben enthielt. Überdies ließ sich der Durchschlag optimal für die eigene Ablage verwenden. Dies ist ein wichtiger Aspekt, um die gesetzliche Aufbewahrungspflicht zu erfüllen.
Der Gesetzgeber überlässt es dem Unternehmer, ob er einen Quittungsblock benutzt, oder selbst eine digitale Quittung erstellt. Für die Erstellung einer E-Quittung sind nur wenige Schritte erforderlich. Zunächst wird eine herkömmliche Quittung mit den notwendigen Angaben angefertigt. Hierzu gehört z.B. das Datum der Empfangsbestätigung. Neben der Unterschrift enthält eine digitale Quittung Angaben über die Art der Zahlung. Der Quittungsaussteller gibt Auskunft darüber, ob die Zahlung bar, per Überweisung oder per Scheck erfolgte.
Nach der Erstellung der digitalen Quittung wird sie eingescannt und in ein PDF umgewandelt. Weitere Schritte sind für die Umwandlung einer herkömmlichen Quittung in eine E-Quittung nicht erforderlich. Anschließend kann der Quittungsaussteller die Empfangsbestätigung auf digitalem Weg an den Quittungsempfänger weiterleiten.
Die Vorteile einer E-Quittung
Die Digitalisierung der innerbetrieblichen Organisation eines Unternehmens bietet einem Unternehmen viele positive Effekte. Hierzu zählt auch die Erstellung einer digitalen Quittung.
Zu den Vorteilen einer E-Quittung, die mithilfe einer Vorlage aus dem Internet erstellt wird, gehören die folgenden Punkte:
- Alle relevanten Angaben – z. B. die fortlaufende Nummerierung – werden berücksichtigt.
- Die auszuweisenden Beträge (Bruttopreis, Nettopreis, Umsatzsteuer) werden von dem elektronischen System einer Vorlage automatisch und in korrekter Höhe ermittelt.
- Bestimmte unternehmenseigene Komponenten – wie z. B. das Firmenlogo – lassen sich mit wenig Mühe hinzufügen.
- Die E-Quittung lässt sich unmittelbar nach dem Versenden rechts- und revisionssicher ablegen. Damit erfüllt der Rechnungsempfänger die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht.
